Finance 360

FacturationInvoicing

Créer une factureCreate an invoice

Dans Revenue Hub → Facturation, cliquez sur + Nouvelle facture. Sélectionnez le client, ajoutez les lignes depuis le catalogue ou saisissez manuellement. Le numéro de facture (INV-XXXX) est attribué automatiquement. In Revenue Hub → Invoicing, click + New Invoice. Select the client, add lines from the catalogue or enter them manually. The invoice number (INV-XXXX) is assigned automatically.

• Les taxes TPS (5%) et TVQ (9,975%) sont calculées automatiquement selon la configuration fiscaleGST (5%) and QST (9.975%) taxes are calculated automatically based on your tax configuration
• Ajoutez un escompte global (%) ou par ligneAdd a global discount (%) or per-line discount
• Joignez des fichiers (bon de commande client, rapport d'intervention)Attach files (client purchase order, service report)

StatutsStatuses

• BROUILLONDRAFT — modifiable, non comptabiliséeeditable, not yet posted
• ENVOYÉESENT — envoyée par email, en attente de paiementsent by email, awaiting payment
• EN RETARDOVERDUE — délai de paiement dépassépayment deadline exceeded
• PAYÉEPAID — paiement enregistrépayment recorded
• ANNULÉECANCELLED — annulée (conservée pour audit)cancelled (kept for audit)

Enregistrer un paiementRecord a payment

Sur la facture, cliquez sur Enregistrer un paiement. Indiquez le montant reçu, le mode de paiement (virement, carte, chèque) et la date. Les paiements partiels sont supportés. La facture passe automatiquement en PAYÉE quand le solde est à zéro. On the invoice, click Record Payment. Enter the amount received, payment method (wire transfer, card, cheque) and date. Partial payments are supported. The invoice automatically moves to PAID when the balance reaches zero.

Devis → FactureQuote → Invoice

Dans le pipeline des devis, tout devis Accepté peut être converti en facture en un clic. Les lignes, taxes et données client sont reprises automatiquement. In the quote pipeline, any Accepted quote can be converted to an invoice in one click. Lines, taxes, and client data are carried over automatically.

Abonnements récurrentsRecurring Subscriptions

Dans Revenue Hub → Abonnements, configurez des factures générées automatiquement (mensuel, trimestriel, annuel). Pour chaque abonnement : In Revenue Hub → Subscriptions, configure automatically generated invoices (monthly, quarterly, annual). For each subscription:

• Client, montant et fréquence de facturationClient, amount and billing frequency
• Date de début et date de fin optionnelleStart date and optional end date
• Lignes de service (identiques à une facture manuelle)Service lines (identical to a manual invoice)

La Cloud Function generateRecurringInvoices s'exécute chaque matin à 6h. Elle crée les factures échues et envoie une notification email au responsable. Les abonnements arrivant à échéance dans 7 jours sont indiqués par une alerte orange. The Cloud Function generateRecurringInvoices runs every morning at 6 AM. It creates due invoices and sends an email notification to the manager. Subscriptions expiring within 7 days are flagged with an orange alert.

MRR & ARR

Les indicateurs MRR (Monthly Recurring Revenue) et ARR (Annual Recurring Revenue) sont calculés en temps réel dans Finance 360 → MRR, ventilés par client et par fréquence. MRR (Monthly Recurring Revenue) and ARR (Annual Recurring Revenue) metrics are calculated in real time in Finance 360 → MRR, broken down by client and frequency.

Notes de fraisExpense Reports

Dans Finance 360 → Dépenses, chaque employé peut soumettre ses notes de frais : In Finance 360 → Expenses, each employee can submit expense reports:

• Catégorie (Transport, Hébergement, Repas, Équipement, Autre)Category (Transport, Accommodation, Meals, Equipment, Other)
• Montant, devise et dateAmount, currency and date
• Pièce justificative (photo ou PDF)Supporting receipt (photo or PDF)
• Projet associé (optionnel — pour la rentabilité projet)Associated project (optional — for project profitability)

Flux d'approbationApproval workflow

Les dépenses > 1 000 $ requièrent l'approbation d'un MANAGER. L'approbateur reçoit une notification et peut approuver/rejeter depuis l'interface ou l'email. Les dépenses approuvées sont marquées APPROUVÉE et peuvent être remboursées (Marquer comme payée). Expenses > $1,000 require MANAGER approval. The approver receives a notification and can approve/reject from the interface or email. Approved expenses are marked APPROVED and can be reimbursed (Mark as Paid).

Budget & PrévisionsBudget & Forecasts

Dans Finance 360 → Budget, créez vos budgets annuels par catégorie. Pour chaque poste : In Finance 360 → Budget, create your annual budgets by category. For each line item:

• Montant budgété par mois (grille mensuelle éditable)Budgeted amount per month (editable monthly grid)
• Suivi automatique Budget vs Réel (données issues des factures et dépenses)Automatic Budget vs Actual tracking (data from invoices and expenses)
• Alertes de dépassement automatiques (configurable à 80%, 90%, 100%)Automatic overage alerts (configurable at 80%, 90%, 100%)

Le graphique en barres (Budget/Réel) est mis à jour en temps réel. Les catégories en dépassement sont surlignées en rouge. The bar chart (Budget/Actual) updates in real time. Categories over budget are highlighted in red.

Déclarations fiscales TPS/TVQGST/QST Tax Filings

Dans Finance 360 → Taxes, consultez vos obligations fiscales TPS et TVQ pour la période en cours. Le système agrège automatiquement : In Finance 360 → Taxes, view your GST and QST obligations for the current period. The system automatically aggregates:

• TPS / TVQ collectées — issues des factures émisesGST / QST collected — from issued invoices
• TPS / TVQ payées (CTI/RTI) — issues des dépenses et achatsGST / QST paid (ITC/ITR) — from expenses and purchases
• Solde net à remettre à l'ARC / Revenu QuébecNet balance to remit to CRA / Revenu Québec

ConfigurationConfiguration

Dans Paramètres → Entreprise, renseignez votre numéro NE TPS, numéro de TVQ et la fréquence de déclaration (mensuelle ou trimestrielle). Ces paramètres conditionnent le regroupement des périodes dans la vue Taxes. In Settings → Company, enter your GST Business Number, QST number and filing frequency (monthly or quarterly). These settings determine how periods are grouped in the Tax view.

Export CSVCSV Export

Chaque période affiche un bouton Exporter CSV (encodage UTF-8 avec BOM pour compatibilité Excel). Le fichier contient le détail de chaque transaction fiscale, prêt à remettre à votre comptable. Each period shows an Export CSV button (UTF-8 with BOM encoding for Excel compatibility). The file contains the detail of each tax transaction, ready to hand to your accountant.

Multi-devisesMulti-currency

AxionPro supporte la facturation en plusieurs devises. Les taux de change sont synchronisés quotidiennement depuis frankfurter.app (BCE). Dans Finance 360 → Devises : AxionPro supports invoicing in multiple currencies. Exchange rates are synchronized daily from frankfurter.app (ECB). In Finance 360 → Currencies:

• Consultez les taux USD/CAD, EUR/CAD, GBP/CAD, etc.View rates for USD/CAD, EUR/CAD, GBP/CAD, etc.
• Forcez un taux manuel si nécessaire (audit trail conservé)Force a manual rate if needed (audit trail preserved)
• Les gains/pertes de change sont enregistrés automatiquement dans le journal comptableForeign exchange gains/losses are automatically recorded in the accounting journal

Pour facturer en USD, sélectionnez la devise lors de la création de la facture. Le montant en CAD équivalent est calculé et affiché pour référence. To invoice in USD, select the currency when creating the invoice. The equivalent CAD amount is calculated and displayed for reference.

ImmobilisationsFixed Assets

Dans Finance 360 → Immobilisations, gérez vos actifs à long terme (équipements, véhicules, logiciels, améliorations locatives) : In Finance 360 → Fixed Assets, manage your long-term assets (equipment, vehicles, software, leasehold improvements):

• Valeur d'acquisition, date de mise en service, durée de vie utileAcquisition value, in-service date, useful life
• Méthode d'amortissement : linéaire (défaut) ou dégressifDepreciation method: straight-line (default) or declining balance
• Calendrier d'amortissement mensuel avec valeur résiduelleMonthly depreciation schedule with residual value

La Cloud Function calculateDepreciation génère automatiquement les écritures d'amortissement le 1er de chaque mois. The Cloud Function calculateDepreciation automatically generates depreciation entries on the 1st of each month.

Exports comptablesAccounting Exports

Dans Finance 360 → Exports, exportez vos données vers votre logiciel comptable : In Finance 360 → Exports, export your data to your accounting software:

• QuickBooks Online — format IIF (factures, dépenses, paiements)QuickBooks Online — IIF format (invoices, expenses, payments)
• SAGE 50 — format CSV (journal des ventes, journal des achats)SAGE 50 — CSV format (sales journal, purchase journal)

Sélectionnez la période souhaitée, cliquez sur Générer l'export. Le fichier est téléchargé immédiatement. Chaque export est journalisé (date, utilisateur, période) pour l'audit. Select the desired period, click Generate Export. The file downloads immediately. Each export is logged (date, user, period) for auditing.