Achats & Gestion de stock Purchasing & Stock Management

FournisseursSuppliers

Les fournisseurs sont gérés dans Paramètres → Fournisseurs. Pour chaque fournisseur : Suppliers are managed in Settings → Suppliers. For each supplier:

• Nom, adresse et coordonnéesName, address, and contact information
• Conditions de paiement par défaut (Net 30, Net 60, etc.)Default payment terms (Net 30, Net 60, etc.)
• Devise de facturationBilling currency
• Numéro de TVQ fournisseur (pour les CTI/RTI)Supplier QST number (for ITC/ITR claims)

Ces informations sont reprises automatiquement lors de la création d'un bon de commande. This information is automatically carried over when creating a purchase order.

Bons de commande (PO)Purchase Orders (PO)

Créer un bon de commandeCreate a purchase order

Dans Achats → Commandes, cliquez sur + Nouveau bon de commande. Sélectionnez le fournisseur, puis ajoutez les lignes d'articles. L'autocomplétion suggère les articles depuis votre catalogue de stock. In Purchasing → Orders, click + New Purchase Order. Select the supplier, then add item lines. Autocomplete suggests items from your stock catalogue.

Le numéro de PO (PO-XXXX) est généré automatiquement. Pour chaque ligne, renseignez : The PO number (PO-XXXX) is generated automatically. For each line, enter:

• Référence article et descriptionItem reference and description
• Quantité commandée et unitéOrdered quantity and unit
• Prix unitaire (récupéré depuis le catalogue si disponible)Unit price (pulled from the catalogue if available)
• Date de livraison souhaitéeDesired delivery date

Flux d'approbationApproval workflow

Les bons de commande supérieurs à 5 000 $ requièrent l'approbation d'un ADMIN avant d'être envoyés au fournisseur. L'approbateur reçoit une notification et peut approuver depuis l'interface ou par email. Purchase orders exceeding $5,000 require ADMIN approval before being sent to the supplier. The approver receives a notification and can approve from the interface or by email.

Statuts du POPO statuses

• BROUILLONDRAFT — en préparationin preparation
• EN ATTENTE D'APPROBATIONPENDING APPROVAL
• APPROUVÉAPPROVED — prêt à envoyerready to send
• ENVOYÉSENT — transmis au fournisseurtransmitted to supplier
• PARTIELLEMENT REÇUPARTIALLY RECEIVED
• REÇURECEIVED — livraison complètefully delivered
• ANNULÉCANCELLED

PDF fournisseurSupplier PDF

Depuis la fiche PO, cliquez sur Télécharger PDF pour générer le bon de commande officiel avec votre logo, l'adresse de livraison, le tableau des articles et les totaux. Envoyez-le directement au fournisseur. From the PO profile, click Download PDF to generate the official purchase order with your logo, delivery address, item table, and totals. Send it directly to the supplier.

Réception des marchandisesGoods Receipt

Lorsque vous recevez une livraison, ouvrez le PO correspondant et cliquez sur Enregistrer une réception. Pour chaque ligne : When you receive a delivery, open the corresponding PO and click Record Receipt. For each line:

• Saisissez la quantité reçue (peut être inférieure à la quantité commandée)Enter the quantity received (may be less than ordered)
• Signalez les articles endommagés ou non conformesFlag damaged or non-conforming items
• Activez le contrôle qualité pour les articles critiques (inspection requise)Enable quality control for critical items (inspection required)

Chaque réception génère automatiquement une mise à jour du stock (+quantité reçue). L'historique des réceptions est conservé par PO. Each receipt automatically updates stock (+quantity received). The receipt history is kept per PO.

Réceptions partiellesPartial receipts

Si un fournisseur livre en plusieurs fois, chaque réception partielle est enregistrée séparément. Le PO reste en statut PARTIELLEMENT REÇU jusqu'à la réception complète. Les barres de progression par ligne indiquent l'avancement de chaque réception. If a supplier delivers in multiple shipments, each partial receipt is recorded separately. The PO remains in PARTIALLY RECEIVED status until fully received. Per-line progress bars show each receipt's progress.

3-Way Match automatiqueAutomatic 3-Way Match

Le 3-Way Match compare automatiquement les trois documents d'une transaction d'achat : The 3-Way Match automatically compares the three documents of a purchase transaction:

• Bon de commande (PO) — quantités et prix commandésPurchase Order (PO) — ordered quantities and prices
• Réception (GR) — quantités réellement reçuesGoods Receipt (GR) — quantities actually received
• Facture fournisseur (AP) — montants facturésSupplier Invoice (AP) — amounts billed

Pour chaque transaction, un score de concordance est calculé : For each transaction, a match score is calculated:

• CONCORDANTMATCHED — les 3 documents correspondent (seuil 95%)all 3 documents match (95% threshold)
• ÉCART MINEURMINOR VARIANCE — différence < 5% (tolérable, à valider)difference < 5% (acceptable, to validate)
• ANOMALIEANOMALY — écart significatif, investigation requisesignificant variance, investigation required

Dashboard anomaliesAnomaly dashboard

Dans Achats → Anomalies, consultez le tableau de bord des transactions à risque. Les KPIs affichent le taux de match global, le montant total des anomalies et le nombre de transactions bloquées en attente de résolution. In Purchasing → Anomalies, view the dashboard of at-risk transactions. KPIs display the overall match rate, total anomaly amount, and number of blocked transactions awaiting resolution.

Gestion de stockStock Management

Vue d'ensembleOverview

Dans Stock, la liste de tous vos articles affiche en temps réel : In Stock, the list of all your items displays in real time:

• Quantité en stock et emplacementStock quantity and location
• Seuil d'alerte (réapprovisionnement) et seuil critiqueAlert threshold (reorder point) and critical threshold
• Valeur totale (quantité × coût moyen pondéré)Total value (quantity × weighted average cost)
• Dernière entrée et dernière sortieLast receipt and last issue

Les articles sous le seuil d'alerte apparaissent en orange. Les articles sous le seuil critique apparaissent en rouge. Le widget Stock Health du Dashboard affiche ces alertes en synthèse. Items below the alert threshold appear in orange. Items below the critical threshold appear in red. The Dashboard's Stock Health widget displays a summary of these alerts.

Mouvements de stockStock movements

Chaque entrée (réception de commande, retour client) et sortie (utilisation en intervention, vente) génère automatiquement un mouvement tracé. Consultez l'historique complet dans la fiche article, onglet Mouvements. Every receipt (purchase receipt, client return) and issue (use in a work order, sale) automatically generates a traced movement. View the full history in the item profile, Movements tab.

Ajustements de stockStock Adjustments

Pour corriger les écarts d'inventaire (perte, casse, vol, comptage physique), utilisez le formulaire d'Ajustement de stock. Sélectionnez l'article, indiquez la nouvelle quantité réelle (ou la variation) et la raison. Un commentaire obligatoire est requis pour les ajustements négatifs. To correct inventory discrepancies (loss, breakage, theft, physical count), use the Stock Adjustment form. Select the item, enter the new actual quantity (or the variance) and the reason. A mandatory comment is required for negative adjustments.

Tous les ajustements sont journalisés avec l'utilisateur, la date, l'ancienne valeur et la nouvelle valeur. Cet audit trail est accessible dans la fiche article et dans les rapports Finance 360. All adjustments are logged with the user, date, old value, and new value. This audit trail is accessible in the item profile and in Finance 360 reports.

Inventaire périodiquePeriodic inventory

Pour un inventaire complet, exportez la liste de stock en CSV (Exporter), comptez physiquement, puis réimportez les quantités corrigées. Le système crée automatiquement les ajustements pour chaque écart détecté. For a full inventory, export the stock list to CSV (Export), do a physical count, then reimport the corrected quantities. The system automatically creates adjustments for each detected discrepancy.